5 S: por qué es tan importante una buena organización para una gestión eficiente .

Lluís Cuatrecasas, Presidente del Instituto Lean
Gestionando nuestros procesos con mentalidad tradicional, en la que lo prioritario es producir sin parar y bajo prima, difícilmente se nos ocurriría solicitar a los trabajadores que limpiasen, organizasen y mantuvieran debidamente ordenado su puesto de trabajo. Muy al contrario, el pensamiento lean considera altamente importante hacerlo y, no sólo porque producir por producir puede generar muchos desperdicios si ello supusiera incurrir en sobreproducción.
La realidad es que, aunque aparentemente la limpieza y el orden no aportan valor, con el puesto de trabajo organizado, ordenado y limpio, se evitan muchas actividades sin aportación de valor alguno, tales como buscar herramientas, útiles e incluso materiales y otros movimientos innecesarios, así como reparaciones en los equipos de trabajo por no haber recibido el cuidado necesario, errores y fallos de calidad que siempre acaba generando la desorganización, etc., etc.
Así pues, si se pretende un elevado nivel de eficiencia en el desarrollo de los procesos, sin pérdidas de tiempo ni desperdicios de ningún tipo, es absolutamente necesaria una organización completa y eficaz que, además, facilite al máximo las tareas indirectas relacionadas con el proceso: es el caso de la calidad del producto procesado y del buen funcionamiento de los equipos productivos. Por esto el trabajador a cargo de una operación debe responsabilizarse de que la calidad de la misma se halle asegurada y de que los equipos de producción se hallen en correcto estado de funcionamiento, participando activamente en las tareas de mantenimiento (por esto el Mantenimiento Productivo Total o TPM, propio del Lean Management, incluye un apartado, el Mantenimiento Autónomo, a cargo del trabajador que opera con el equipo de producción). Por todo ello, es absolutamente indispensable para lograr los objetivos de eficiencia del lean management, que se programe un tiempo destinado a mantener una buena organización de las plantas de producción y todos y cada uno de sus puestos de trabajo.
Pero ¿qué comprende una buena organización, para que contribuya eficazmente a la consecución de los objetivos de una implantación lean? La metodología 5S tiene la respuesta. Las 5S, son cinco aspectos básicos para el desarrollo de las actividades de los procesos de producción, con la máxima eficiencia y rapidez, lo que implica la eliminación de todo tipo de desperdicios que puedan impedirlo.
En efecto, una buena organización es clave para lograr la necesaria eficiencia en los procesos ya que, insistimos, evita incurrir en innumerables desperdicios, tales como el sobreprocesamiento (por el tiempo y sobreesfuerzo que requiere encontrar y utilizar las cosas), los defectos de calidad (el desorden siempre genera fallos) y los tiempos perdidos y esperas de todos tipos propios de un ambiente desorganizado. Si queremos lograr niveles elevados de eficiencia y eliminación de los muchos desperdicios que pueden tener lugar en los procesos –que he ido desgranando en mis artículos precedentes una y otra vez– ante todo hay que tener el gemba y los medios de producción en general, organizados, ordenados y limpios.
Como objetivos de la metodología basada en las 5 S podríamos citar el crear un lugar de trabajo eficiente, comprobar visualmente las deficiencias de los equipos (lo que resulta más sencillo una vez limpios), apoyar la mejora de los procesos y sus preparaciones, mejorar la competencia de los trabajadores para con sus equipos e, incluso, abordar acciones de carácter preventivo. En definitiva, colaborar activamente en el logro de objetivos como cero averías, cero defectos, cero desperdicios y cero problemas de seguridad.
Así pues, los sistemas productivos cuya implantación se pretende llevar a cabo bajo los principios de la producción ajustada y, por tanto, basándose en evitar actividades y consumo de recursos innecesarios, ven muy favorecidos sus objetivos con la implantación de un programa «5 S», cuya aportación a la mejora de la eficiencia es directa y total. Concretando y como posiblemente el lector ya conozca, puesto que se trata de una de las herramientas del lean management más populares y extendidas, esta metodología abarca cinco aspectos, claves para una buena organización, que se corresponden con cinco términos de origen japonés que comienzan con la letra S:
 SEIRI: Organizar, clasificar.
 SEITON: Ordenar eficientemente.
 SEISO: Limpieza e inspección.
 SEIKETSU: Estandarización.
 SHITSUKE: Cumplimiento o disciplina.
Con una organización 5 S pondríamos, ante todo, organización, es decir que en los puestos de trabajo hubiera lo que se precisara y no hubiera lo que resulte innecesario que, posiblemente, además acabe resultando un obstáculo para la correcta y eficiente realización del proceso. A partir de ello, habría que poner orden en las cosas que resultaran necesarias en cada puesto, de forma que fueran fáciles y ergonómicas de utilizar. Dispuestos en el orden adecuado, los elementos de cada puesto, habría que mantenerlos limpios y tenerlos en las mejores condiciones posibles, para hacer un uso eficiente de los mismos y prevenir problemas o averías (que podrían observarse más fácilmente, una vez desenmascarados de la suciedad). Llegados a este punto tendríamos cada puesto de trabajo con lo que necesita, donde se necesita y en las mejores condiciones: ahora sería el momento de estandarizar esta operativa para poder trabajar siempre en estas condiciones. Los cuatro aspectos citados, constituyen las cuatro primeras «S»; la quinta es tener la disciplina de ajustarse al estándar alcanzado y mantenerlo. Un estándar que si no se sigue, no sirve para nada. Y recuerde el lector que, en muchos aspectos de la vida, es más difícil mantenerse que alcanzar una situación dada.
La secuencia de acciones que acabamos de exponer constituye la organización 5S que solo tiene sentido como conjunto, ya que, como ha podido apreciar el lector, una lleva a la otra y de nada sirven si no se implementan las cinco. Otra cosa que ha tenido que quedar muy clara es que, implementar esta secuencia de acciones ha de permitir elevar la eficiencia a niveles de excelencia muy acordes con el lean management y, desde luego, eliminar muchos desperdicios.
La implantación de las 5 S es una de las primeras cosas que las empresas realizan en la línea de permitir evolucionar hacia el lean management y, en estos momentos, son muchas las empresas que los han efectuado. Por ello, quiero cerrar este artículo con algunos consejos adicionales:
Por lo que hace referencia a la organización, constatar que es corriente que las áreas de trabajo estén repletas de elementos innecesarios, que dificultan la utilización de los que realmente se precisan: stock innecesario, artículos obsoletos y herramientas y útiles que pueden dificultar la búsqueda de los elementos que se precisan. Un método habitual para implantar la organización es el llamado de las tarjetas rojas, con las que se etiquetan aquellos elementos de un área de trabajo que se desea determinar la necesidad de su presencia en la misma, los cuales se despojan de la etiqueta en cuanto se utilizan. Al cabo de un tiempo prefijado, no debería haber elementos con este tipo de etiquetas en el área de trabajo, con lo cual, los que todavía la posean, pueden ser apartados, desechándolos o cambiándolos de lugar.
En relación con el orden, subrayar que con él podrán eliminarse muchos de los desperdicios en actividades de la producción: movimientos de personas buscando elementos de trabajo, tiempos de espera hasta encontrar materiales, herramientas o útiles, desplazamientos de estos mismos materiales, herramientas o útiles que, con un orden adecuado, no serían precisos, etc. En algunos casos, como es el de las preparaciones rápidas de los procesos, esto es decisivo.
El control visual, tan importante para el lean management, supone que con el alcance de la vista pueda controlarse la situación y funcionamiento de un área de trabajo; este control visual se facilitará mucho, cuando la organización y el orden se hayan implantado en el área de trabajo.
La limpieza, por su parte tiene que facilitar la búsqueda de los focos de suciedad que obligan a limpiar en exceso, así como determinar cómo se llevará a cabo la limpieza de lugares en los que se hace difícil. Junto a la limpieza se llevará a cabo una inspección del estado del elemento, que, con la suciedad, no suele ser posible.
Por otra parte, es muy importante que tengamos muy en cuenta que, cuando no se estandariza la actuación que asegure el cumplimiento de las tres primeras «S», las condiciones de operación volverán irremediablemente a las existentes antes de haberse llevado a cabo todas ellas.
Finalmente, convendrá que nos aseguremos de que todo ello se efectúe correctamente, es decir se cumpla con el estándar y lo que éste comprende. De nada servirá hallar una metodología para tener las áreas de trabajo organizadas, ordenadas y limpias y haber establecido un estándar para ello, si luego no se lleva a la práctica, ya que no se producirá ninguna mejora en la eficiencia. Sin la quinta «S» no terminarán de implantarse de una forma efectiva y, menos aún, perseverante, las otras cuatro. Disponer de la infraestructura que facilite el mantenimiento de los estándares, motivación para hacerlo, tiempo para acostumbrarse y el reconocimiento adecuado a la labor bien hecha, serán, sin duda aspectos determinantes para una implantación duradera de una buena organización 5 S.